コンタクトセンター・データ処理・発送作業 など弊社におけるアウトソーシング業務のご紹介
「イベントを実施することになったが、問い合わせ対応について困っている」「WEBキャンペーンをやりたいがデータ処理の方法が分からない」「発送業務についてツール手配から発送までを委託したい」
など、日々の業務においてお困りごとはございませんか？本ページでは、弊社でご対応しているアウトソーシング業務をより詳しくご紹介いたします。
アウトソーシングとは
アウトソーシングとは、業務の一部分を外部委託することを指します。業務において必要な作業ではあるもののそのノウハウがない、対応できるだけの設備がない などの理由から、該当作業を専門性の高い外部業者に委託することで、業務の効率化やコスト削減させることを目的に行われます。
弊社では、いわゆる「事務局業務」を中心に受託しており、豊富な実績と柔軟な対応力を強みとしております。以下、代表的な代行業務についてご紹介いたします。
アウトソーシング業務の一部ご紹介
コールセンター
電話事務局やメール事務局の運営を代行いたします。
| （電話事務局） 電話番号取得・開通手続き | フリーダイヤルまたはナビダイヤルでの回線手続き |
| （メール事務局） アドレスのご提案～設定 | 案件用メールアドレスのご提案、メールアドレス取得、送受信設定 |
| FAQ作成 | 案件の概要及び弊社の実績をもとに、想定されるお問い合わせ内容を一から作成 |
| 問い合わせ対応・報告 | お問い合わせ件数や内容を週報や日報としてご報告 |
基本的には案件専用の連絡先を新規でご手配する流れとなります。※メールアドレスについてのみ、条件によってはすでに企業様で所持されているメールアドレスをそのまま問い合わせ対応用として弊社で活用させていただける場合もございます。
また開局日時は基本的に平日の10:00～18:00とする事例が多いものの、案件に合わせての土日開局・上記の時間帯以外の開局もご相談いただけます。
データ処理
主に以下のような処理にご対応しています。
| データ入力 | ・ハガキ情報のデータ化 ・レシート画像をもとに購入情報のデータ化 |
| 集計作業 | アンケート回答の単純集計・クロス集計、グラフ化 |
| データチェック作業 | 重複や住所等不備の確認、その他案件特有のチェック内容にもご対応 |
| 抽選作業 | 乱数による無作為抽選 応募コースごとの抽選や、人数別抽選 など案件に合わせてご対応 |
| その他データ処理 | リストの整理や管理 など |
データベースの構築から運用まで様々な処理をお任せいただけます。
「応募コースや優先順位など、キャンペーンの条件や内容を踏まえた上で抽選を行ってほしい」「リストを精査してほしい」「イベント参加予定者について、リスト管理だけでなく入場できる時間帯や座席位置などを割り当ててほしい」
など案件特有のご要望についてもご対応させていただきますので、お気軽にご相談ください。
発送業務
封書や賞品などの梱包・発送業務を代行します。
| ツール準備 | 封筒や送付状用紙、梱包ケースなどのご手配＆印字作業 ※封筒や送付状について弊社でデザインからご提案することも可能（クリエイティブ業務） |
| 梱包作業 | ・宛先ごとの細かなアッセンブリ対応も可能 ・宛先によって梱包物が異なる場合は照合作業を行いながらの実施 ・金券など貴重品の場合は、梱包時の様子をビデオにて録画 |
| 発送 | ・郵送（簡易書留や特定記録などの処理もご対応） ・宅配便 ・着荷状況の管理・ご報告 |
梱包物や送付方法については、予算等もふまえ細かくご相談いただく事が可能です。
個人情報の取扱いについて
弊社はプライバシーマークを取得しており、上記でご紹介した内容も含め、個人情報を取り扱う際はセキュリティ対策を十分に行った上で業務を実施しております。また、データ処理から発送業務まで等の複数作業を一括でお任せいただくことで個人情報に接触する員数を最小限にできるため、よりセキュリティリスクの低減にもつながると考えており、そのための投資を継続して行っております。
※データ入力および発送業務に関してのみ、件数や条件によっては再委託をする場合がございます。その際は事前了承の上、プライバシーマークに準拠した外部委託先を選定しご対応させていただきます。
まとめ
上記でご紹介した業務を複数組み合わせることで、プレゼントキャンペーンやコンテスト、式典の招待者管理やイベントの参加者管理など様々な案件にご対応させていただいております。また、発送業務における送付状作成といったような付随作業についても弊社に一括でお任せいただけることが強みです。
他にも様々な業務をお受けしておりますので、まずはお気軽にご相談ください。